행사 장비 이야기가 나오면 다들 규모부터 걱정합니다. 사람이 몇 명 붙어야 하는지, 장비는 어디까지 빌려야 하는지요. 그런데 작은 세미나 하나 여는 데 그만한 준비가 꼭 필요한가 하면, 확인해보니 그렇지도 않았습니다. 발표자 한 명에 운영자 한 명. 이 정도 규모에서도 그대로 쓰이는 발표 관리 도구가 있다고 해서 어떤 구성인지 들여다봤습니다.
챙기는 장비가 세 가지뿐
노트북 한 대, 공유기 한 대, 발표자가 볼 태블릿 하나. 목록이 이게 끝입니다. WPMS는 발표자 노트와 타이머, 발표 화면을 태블릿에 실시간으로 띄워 주는 무선 발표 관리 시스템인데, 태블릿에 앱을 따로 깔지 않고 브라우저 주소창으로 들어가는 방식이라고 합니다.
인터넷도 쓰지 않습니다 (설치할 때 인증 1회는 빼고요). 공유기가 만든 내부망 안에서만 돌아갑니다. 행사장 와이파이가 느리든 아예 없든 상관없는 셈입니다. 소규모 세미나는 대관 장소가 그때그때 달라지기 마련인데, 이런 구조라면 장소를 덜 가리겠다 싶었습니다.
목록이 짧으면 빠뜨릴 것도 줄어듭니다. 행사 전날 챙길 물건이 세 가지라면 따로 체크리스트를 만들 일도 없는 셈입니다.
발표자가 알아서 넘깁니다
발표자는 태블릿에 뜬 노트와 타이머를 보면서 스스로 진행합니다. 뒤에서 신호를 보내 줄 사람이 따로 붙지 않아도 됩니다. 작은 행사에서 제일 애매한 게 이 대목입니다. 남은 시간을 알려주려고 손을 흔들거나 종이를 들어 올리는 그 장면 말입니다. 그게 통째로 없어지는 구성이었습니다.
발표자 쪽에서도 뒤를 돌아볼 일이 줄어듭니다. 남은 시간이 눈앞 태블릿에 계속 떠 있으니 시계를 찾거나 진행석 쪽을 살필 이유가 없습니다. 시선이 객석에만 머무는 셈인데, 발표를 해 본 쪽이라면 이게 생각보다 큰 차이라는 걸 알 겁니다.
운영자는 관리자 화면만 열어 둡니다
운영자가 할 일은 노트북에서 관리자 화면을 띄워 두는 것뿐입니다. 타이머는 자동으로 시작되고, 나머지도 대부분 알아서 흘러갑니다. 손댈 일이 생겼을 때만 관리자 화면을 만지면 된다고 합니다. 사람이 한 명이라는 조건이 부담이 아니라 전제가 되어 있는 설계였습니다.
| 알아서 도는 것 | 사람이 잡는 것 |
|---|---|
| 타이머 시작 | 태블릿 접속 확인 |
| 발표자 노트 표시 | 필요할 때 화면 지정 |
| 발표 화면 공유 | 발표 파일 정리 |
세팅은 세 단계
설치 과정이 세 단계로 정리돼 있습니다. 리허설을 한 번 돌려 보면 손에 익는다는 게 만든 쪽 설명이었습니다. 행사 당일 아침에 처음 만져 보는 상황만 피하면 될 것 같습니다. 어차피 리허설은 하게 되니, 그 김에 같이 켜 보면 되는 정도입니다.
커지면 태블릿만 늘립니다
작게 시작해도 손해 볼 게 없는 이유가 여기 있습니다. 참석 규모가 커지거나 진행석처럼 화면이 더 필요한 자리가 생기면 태블릿만 추가하면 됩니다. 노트북과 공유기는 그대로 둡니다. 처음부터 큰 구성을 갖춰 놓고 시작할 이유가 없다는 뜻입니다.
소규모 행사를 여는 쪽에는 이 대목이 제일 크게 와닿을 것 같았습니다. 한 번 해 보고 아니다 싶으면 거기서 멈추면 되고, 계속 쓸 것 같으면 태블릿만 하나씩 붙이면 되니까요. 처음에 크게 지르고 시작하는 구조가 아니라는 점이 마음 편한 부분이었습니다.
Q. 정말 혼자서도 돌아가나요?
발표자 태블릿 하나만 제대로 잡아 두면 나머지는 대부분 자동으로 흘러간다는 설명이었습니다. 준비 단계에서 손이 가고, 진행 중에는 덜 간다는 쪽에 가깝습니다.
Q. 우리 규모에도 맞을까요?
노트북 한 대와 공유기, 태블릿이 있으면 규모와 상관없이 같은 방식으로 쓴다고 합니다. 작은 세미나든 큰 행사든 출발점은 같은 구성인 셈입니다.
Q. 행사장에 인터넷이 없어도 되나요?
공유기가 만든 내부망 안에서만 도는 구조라 회선을 따로 끌어오지 않아도 된다고 합니다. (설치할 때 정품 인증 1회만 인터넷에 연결하면, 그 뒤 발표 진행에는 필요 없습니다) 대관하는 곳마다 회선 사정을 미리 확인할 일이 없어지는 셈입니다.
정리하면
인원이 적은 행사일수록 사람 손이 더 바쁘다는 게 그동안의 상식이었는데, 여기서는 그 순서가 반대였습니다. 규모가 작으니 구성도 작게 잡고, 남는 손은 발표 자체에 쓰는 쪽입니다. 장비 세 가지로 시작해서 필요할 때 태블릿만 얹는다는 그림이, 소규모 행사를 자주 여는 쪽에는 꽤 현실적으로 보였습니다.
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WPMS ver26 — 무선 발표 관리 시스템 (윈도우용)
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